平成13年度
卒業生を祝う会
報 告 書
平成14年4月2日 作成
 学友会執行委員会
作成者:委員長 山田 正樹

はじめに
 今年度の卒業生を祝う会は、いよいよ四大から卒業生を送り出すということで、あらゆる面で前年度とは全く違う規模となった。当然、前年度の資料などもあまり役に立たず、暗中を手探りで進むようなものであった。
 その上、平成13年11月にはとうとう学友会執行委員会のメンバーもたった一人となってしまい、全ての、あらゆることを自分ひとりで行わなければならなかったことは、前年度までとは全く違う状況である。
 この報告書は、大学側(学事課学生係)の要請に答えたものであると同時に、来年度のこの会を担当する者がいた場合に、何らかの役に立てばという思いから、既に学生係に提出している資料や執行委員会室に保管されている資料を補完する意図で作成している。
 

1、 会の名前について
 この会は当初、「卒業祝賀会」という名称で企画したのだが、元執行委員の4年生より「年度始めに提出した行事予定に記載されている行事名のままの方がよい」との指摘を受けたため、「卒業生を祝う会」とした。ただ、小中学校の行事じゃあるまいし、祝賀会の方がよかったのではないかと感じている。
 

2、 目的の達成度
 「大学での経験を総括・完結し、次への一歩としてもらう」「最後の思い出つくりの場としてもらう。」以上2点をこの会の主要な目的と位置付けたが、卒業生同士の語らい、学生有志(SNICH)によるビデオ上映や写真展示、教職員との交流などで、この目的は一定の成果を上げたものと判断している。ただし、写真展示はもっと大量に展示できれば、さらに成果は大きなものになったであろうと考えられる。
 

3、 日時について
 今年度の祝う会は、例年通り卒業式の日の午後に設定した。これは事前に、あるいは後日改めて行うよりは卒業生の動員もかかりやすく、適切であったと考える。
 次に時間だが、15時という開会時間は、卒業式終了後、着替えの時間を考慮してのものであったが、参加者も余裕を持って来られたようでよかったのではないか。
 しかしながら、13時半という受付開始時間は早すぎたように思える。14時過ぎにようやくばらばらと出席者が現れ、本格的に来はじめたのが14時半過ぎであった。そこで、今回の場合は14時受付開始で十分だったと考えられる。
 

4、 会費について
 今回、最後まで悩んだ点の一つが会費の件であった。
 今回の卒業生を祝う会の予算は学友会一般会計より260万円確保してあった。本来ならば教職員や卒業生の家族からも会費を徴収しなくても十分運営していける予算規模である。
 だが、今回はあくまで「謝恩会」ではなく、「祝う会」「祝賀会」であるので、祝われる対象である卒業生と、祝う側である教職員や父母が同じ扱いであるのは問題である、と前委員長より猛反対を受け、またその主張ももっともであったので、教職員・父母からは3000円の会費を徴収するという結論に達した。(前委員長は当日運営スタッフの要として奔走してくれたことを記しておく。)
 結果として祝う会予算の決算では40万弱の残金が出ており、会費は徴収しなくても会は運営できたということになったが、これ以上は考え方の問題である。
 また、今年度退職となる嶺学部長、栗賀教授のお二人については例外として会費無料にした。これは両先生ともに本学第一期卒業生である、という趣旨によるものである。
 

5、 場所について
 場所については、参加者見込みが最大400人程度見込まれるため、市内ではグランドホテルニュー王子しかなかった。しかし、最初飲み物込み160万で献立を依頼したところ、1テーブルに4皿、同じ料理の乗った卓が三十余卓というものが出来上がってきたため、よそに変えようかとも考えたが、結局飲み物を私のアルバイト先の業者から入れ、ホテルには持込料を支払うことで160万全額を料理にかけることができるようにし、またバイキング形式を提案した。さらに、記念品の見積りにより予算に20万円ほど余裕ができたので、これを料理に回し、計180万円で料理を用意してもらった。
 今回は開会時間が15時と半端な時間だったため、料理の減りが少なく、もう少し少ない量でも大丈夫だったかもしれない。
 

6、 内容・進行について
 これについては、おおむね予定通りに進行できた。ただし、抽選会が当初予想されていた通りかなり押してしまい、結局終了時間が30分程度延びてしまった。
 

7、 招待状について
 卒業生本人、非常勤講師には往復葉書で、専任教職員には学生係の協力のもと、学内ポストへの文書投函により送った。
 事前の出席調査と実際の参加者数はほぼ同じであり、これは参加者把握にとても威力を発揮した。しかしながら、発送が遅れてしまったため、締め切りの3月1日を過ぎても届きつづけ、結局当日の3日前くらいまで集計作業に追われた。
 また、教職員や非常勤講師には卒業生へのお祝いの言葉をお願いしたが、プログラムに掲載する旨を記載できなかったため、書いていただけない先生も多かった。
 卒業生本人の「往」側ハガキを入場券にするという方法は受付の簡略化を可能とし、非常によかった。
 

8、 記念品について
 卒業生には卒業記念として、システム手帳を贈った。(祝 御卒業等の文字入り)ただ、近藤商会との連絡不足により、裏表紙に入るはずだった文字が表紙に入ってしまったため、卒業生には不評だった。これは学生係に仲介してもらって近藤商会に発注したためと考えられる。最初に紹介してもらうのはともかく、執行委員会で密に連絡を取るべきであった。これは今回最大の反省点である。
 

9、 抽選会について
 卒業生に渡すプログラムに抽選券を添付し、それによって抽選を行った。景品は最大1万円相当、最低が1500円相当であった。
 これは準備段階でプログラムを抽選番号別に50冊ごとに分け、これを順に渡していくことによって、卒業生が何番から何番までの番号を持っているかを把握し、抽選箱に入れる番号札もその番号のみを入れ、抽選した番号の該当者がいないという自体を極力減らす工夫をしたのだが、50番ごとではあまり効果がなかったようである。再抽選につぐ再抽選で、時間が押した原因はそれである。
 この手法は10番程度ずつでやるべきかもしれない。
 

10、在校生参加禁止について
 これは、在校生が参加することによって、運動系部活のように「タテ」のつながりの強い卒業生の周りにばかり人が集まり、そのようなつながりを持たない卒業生が隅に追いやられないようにするための配慮がまずあった。
 さらに、アルコールを出す関係上、未成年かもしれない在校生を参加させるわけには行かないという問題があった。その点卒業生だけならば一応全てが成人であるから、自己責任においてならば問題はない。
 

11、学内団体等の参加について
 この会にあたって、吹奏楽部、軽音楽部、SNICHに出演を依頼したところ、軽音楽部は忙しくて無理とのことで、吹奏楽部、SNICHのみが出演に応じてくれた。そして、吹奏楽部は20分間の演奏、SNICHも20?30分程度のビデオ上演をしてくれた。これがこの会に彩りを添えてくれ、より盛り上げてくれた。
 

12、送迎バスについて
 今回はホテルより80人乗りのバスを出してもらった。が、結局10人程度しか乗らず、当方の見込み違いだったようである。
 しかしながら、バス利用者が少ないということは、自家用車の利用が多かったということで、相当数の飲酒運転があったと思われる。この問題は学友会主催行事でアルコールを出そうとする際常にあり、かつ危険なものなので、さらに検討が必要であろう。
 

13、プログラムについて
 プログラムは式次第の紹介と、先生がたから頂いたお祝いの言葉を全ての卒業生に伝える意図で編集した。これは卒業生の思い出として残っていくことと思う。
 

14、予算について
・ 会場・飲食費
これはホテルに支払った金額で、180万が場所代+飲食代、そして21,000円が飲料類持込料(税込み)である。
・ プログラム編集費
これは、結局使用したのは用紙代2,121円と原稿作成に使ったパソコンのプリンターインク代840円のみであった。
・ 記念品代
これは記念品として出したシステム手帳の代金であり、単価800円×330個+消費税で277,200円であった。
・ 景品代
これは抽選会の景品として出したものであり、詳細は別紙のとおりである。
・ 通信費
招待状の送付や、卒業生を祝う会を欠席した人に記念品を送付するのに使用したものである。往復葉書405枚、390円切手が92件、あわせて76,380円であった。
・ 酒・飲料代
ホテルから買うと高いため、スパー苫小牧日吉店(有限会社ショッピングセンターよしき)から入れたビール大瓶10ケース(240本)、焼酎4本、ウィスキー4本、ソフトドリンク120本の代金である。実際には口をあけなかったものに限って引き取ってもらえたので、金額としては84,210円であった。
・ 花束代
嶺教授、栗賀教授、大久保教授に5,000円ずつの花束を贈呈した。税込みで15,750円である。
・ 予備費
予測できない不測の出費に備えたものである。吹奏楽部賛助出演者のうち、苫小牧市外からきてくれた方8人に交通費4,000円ずつを支給、さらに吹奏楽部の楽器運搬費用補助としてガソリン代4,109円、さらにスタッフの当日ホテル駐車場利用料500円、あわせて36,609円である。

おわりに
 今回は、春休み中であったおかげで、なんとか一人でこの会の準備をすることができた。また、時間と覚悟、それから十分な資金があれば、これだけのことができるという実証もできた。
 しかしながら、これはあくまで私が最大限に動ける条件が幸運にも重なったに過ぎず、新年度また大学祭等を一人でできるか、といえば、それは不可能であろう。
 もしこのまま執行委員が一人という状況が続けば、大学祭や各種学友会主催行事は軒並み中止の憂き目を見ることになるだろう。そうならないよう、学生の危機感をあおり、新執行委員の募集に全力で取り組みたいと思う。

最後に、この会を行うにあたり、旧執行委員会のメンバーである国際文化学科2年大野、3年渡辺、大島、食物栄養科2年藤川、さらに4年生への気持ちから協力を申し出てくれた学部2年島田さん、馬車馬のように走る僕を不憫に思ったのか快く協力してくれた3年永井くん、かれら当日スタッフの尽力がなければ、いくら準備がきちんとできていても当日破綻を迎えていただろうことを記しておく。
さらに、今回は学事課学生係が今までになく協力的に接して下さり、卒業生への案内状送付の際も宛名シール貼りから発送までやって下さったし、専任教員のポストへの文書配布から、事務職員への文書配布、さらには欠席者への記念品送付まで全てやって下さった。これら執行委員会の外からの協力がなければ、今回の卒業生を祝う会の成功はなかったことを記し、報告としたいと思う。

参加者数
四大卒業生
204
短大卒業生
16
卒業生父母
33
教職員(非常勤・元含)
48
スタッフ(含吹奏楽部)
32
合計
333


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